КМИС.Аптека

КМИС.Аптека - это информационная система, позволяющая автоматизировать учет лекарственных средств в медицинской организации, в том числе ведение материально-стоимостного учета, автоматический контроль назначения препаратов и расхода медикаментов. В системе реализована возможность персонифицированного учета лекарственных средств. Система позволяет автоматизировать аптечный блок в стационарах и санаториях и за счет этого эффективно управлять затратами на лекарственные средства и расходные материалы в медицинских организациях

Основное назначение подсистемы аптеки – это хранение информации о поступлении, расходе и наличии медикаментов и расходных материалов на аптечных складах ЛПУ, автоматизация работы врача по назначению лекарственных препаратов и контролю его выполнения, автоматизация работы среднего медперсонала по выполнению врачебных назначений.

Подсистема аптеки позволяет осуществлять учет лекарственных средств, в том числе ведение материально-стоимостного учета, автоматический контроль назначения препаратов и расход медикаментов. Реализована возможность учета расхода медикаментов по каждому пациенту (персонифицированный учет лекарственных средств), что позволяет проводить экономический анализ работы медицинского учреждения, в частности, получать различные оценки себестоимости услуг.

Гибкая интеграция подсистемы «Аптека» с другими подсистемами Карельской медицинской информационной системы, например, базой паспортных данных или МКБ-10 позволяет автоматически, оперативно и при необходимости персонифицировано формировать все необходимые документы финансовой отчетности.

Основные задачи решаемые модулем Аптека:

  • Ведение учета препаратов: приход от поставщика, возврат из других подразделений, перевод в другие подразделения, возврат поставщику, списание. Поддерживается работа со сканерами штрих-кода, учет по местам и условиям хранения (температура, свет), учет сроков годности
  • Оформление и учет требований по подразделениям медицинского учреждения на требуемые лекарственные препараты
  • Ведение справочников лекарственных препаратов
  • Контроль за движением лекарственных препаратов на каждом этапе работы с ними: приход на склад, переводы между подразделениями, расход на пациента, списание
  • Подготовка нормативных и типовых отчётов по поступлению, хранению и расходу лекарственных средств, в том числе, учёт препаратов особого контроля
  • Автоматизация работы врача при назначении лекарственных препаратов различных форм ввода
  • Персонифицированный учет расхода лекарственных препаратов (по листам назначений)
  • Автоматизация работы среднего медперсонала при выполнении врачебных назначений

Встроенные справочники

Для работы системы Аптека используются следующие справочники:

  • Администрирование – В справочниках раздела «Администрирование» содержится информация, необходимая для организации доступа к программе. Доступ к пунктам данного раздела имеют только пользователи группы «Администраторы». В этом разделе ведутся справочники групп пользователей, должностей в учреждениях, в рамках которых используется программное обеспечение «Аптека». Раздел «Сообщения и ошибки» позволяет просматривать внутреннюю информацию программы.
  • Описание структуры ЛПУ содержит наименования получателей, аптек, складов и т.д. для учета движения лекарственных средств. В структуре одного лечебного учреждения может быть задействовано несколько складов медикаментов, аптек, поэтому предусмотрены справочники: «Учреждения», «Отделения», «Подразделения», «Аптеки», «Склады». Каждая аптека может иметь комнаты, ячейки для хранения медикаментов и хранилища, для этого необходимы справочники: «Хранилища», «Комнаты», «Ячейки», «Полки».
  • Реестр лекарственных средств (РЛС)– это справочники по классификации препаратов, единиц измерения, форм выпуска, лекарственных форм, описанию препаратов, реестра лекарственных средств.
  • Учет лекарственных средств. Справочники этого раздела используются, непосредственно для учета лекарственных средств и включают следующие справочники: «Плательщики», «Поставщики», «Отчетные группы», «Причина движения лекарственных средств».

Разграничение прав доступа


Для программы «Аптека» предусмотрена специальная схема организации доступа. Пользователи программы разделены на несколько групп: администраторы, врачи, бухгалтеры, лечащие врачи, исполнители, старшие медсестры, заведующие и руководители. Уровень информации, возможность редактирования справочников, видимость тех или иных элементов программы напрямую связана с группой доступа, в которую входит пользователь.

Встроенный реестр лекарственных средств


Для хранения информации о лекарственных средствах (ЛС) используется «Реестр лекарственных средств России». В модуле Аптека встроена возможность использования данных БД РЛС и корректировать БД РЛС (добавлять новые ЛС). Редактор РЛС разбит на три взаимосвязанных группы, содержащих определенные данные препарата. Первая группа – «Общие», информация о наименованиях и принадлежности к фармакологическим группам. В частности, каждая регистрационная карточка на ЛС в подсистеме аптеки КМИС содержит следующую информацию:

  • идентификатор групп «А» или «Б»
  • идентификатор наркотической группы
  • идентификатор группы сильнодействующих и ядовитых веществ
  • идентификатор группы НТФР
  • идентификатор отпуска ЛС без рецепта
  • активные вещества с описаниями
  • текстовые описания препаратов
  • классификация препаратов по МКБ и связь с диагнозами
  • фармакологические действия препаратов
  • текстовое описание условий хранения
  • текстовое описание сроков годности
  • цена регистрации ЛС и название приказа регистрации

Работа с реестром лекарственных средств

Работа с реестром лекарственных средств

Вторая группа – «Регистрационная информация», включает в себя регистрационный номер, информацию о фирме и стране изготовителе (также и производителя), лекарственную форму, даты начала и конца сроков регистрации, срок годности, массу, размер, название комплекта к единичной упаковке и т.д.

Третья группа – «Форма выпуска», содержит название формы выпуска, количество форм выпуска в упаковке, объем и концентрацию формы выпуска и т.д.

Учет лекарственных средств на аптечных складах ЛПУ

Учет лекарственных средств на аптечных складах ЛПУ осуществляется в модуле «Материальный учет».

В данном модуле материально-ответственные лица или другие работники аптечных подразделения ЛПУ осуществляют ввод информации о приходе и расходе лекарственных средств, работают с поступающими из отделений заявками, осуществляет внесение информации о перемещении лекарственных средств и других материальных ценностей в подразделения ЛПУ.

Учет препаратов ведется по следующим группам:

  • Медикаменты
    • Сильнодействующие и ядовитые лекарственные средства
    • Наркотические лекарственные средства
    • Дефицитные и дорогостоящие медикаменты
    • Этиловый спирт
    • Новые препараты
    • Прочие лекарственные средства
  • Перевязочные средства
  • Вспомогательные материалы
  • Tара

Поддерживается работа со сканерами штрих-кода, учет по местам и условиям хранения (температура, свет), учет сроков годности.

Работа с модулем материального учета лекарственных средств
Работа с модулем материального учета лекарственных средств


Кроме непосредственной работы с данными о ЛС, находящихся на учете в ЛПУ, предусмотрены несколько дополнительных функций:
  • В модуле «Затраты на пациентов» содержится персонифицированная информация по затратам средств на конкретного пациента.
  • В модуле «Требования» автоматически собираются все заявки на ЛС, поступившие из отделений.

Учет движения лекарственных средств по отделениям


В составе лечебного учреждения может быть несколько отделений (т.е. несколько независимых складов) и, следовательно, необходимо осуществлять контроль движения медикаментов по всем отделениям. Для этого в состав подсистемы аптеки встроен специальный модуль учета движения лекарственных средств по отделениям.

С его помощью старшие сестры отделений могут вести учет материальных ценностей, находящихся в отделении, формировать заявки на ЛС на центральный склад, вносить информацию о приходе и работать с требованиями. Особую роль играет функция контроля сроков годности, которая позволяет вовремя обнаруживать ЛС и другие материалы с истекающим сроком годности.

Работа с модулем движения лекарственных средств по отделениям
Работа с модулем движения лекарственных средств по отделениям

Основными действиями, которые можно предпринять с ЛС, являются - расход, направление на пост, возврат поставщику и списание.

Кроме таблицы «На складе у отделения», в которой находится основная информация о средствах отделения, в этом окне также есть несколько дополнительных функций:
  • В модуле «Расход» содержится информация о планируемых и исполненных расходах препаратов, с возможностью просмотра ФИО пациентов, на которых, это средство было потрачено.
  • При назначении, средства из «Листов назначений» в режиме «препарат предоставил пациент», количественные данные об этом, можно увидеть в модуле «ЛС пациента»
  • В функции «Средства на постах» находятся записи о препаратах, которые были перемещены из отделения на посты.
  • В модуле «Требования», хранится информация о наименование и количестве средств, которые заказываются на складе аптеки для нужд отделения. Требование может быть сформировано как автоматически (например, в случае назначения препарата, которого нет на складе отделения), так вручную.
  • Для проведения инвентаризации в модуле Аптека предусмотрена возможность печати инвентаризационной ведомости, снятии остатков, корректировки остатков по итогам инвентаризации.
  • Для фиксации остатков на складе учреждения, или отделения, служит функция снятия остатков. Функция «Снятие остатков» производит блокировку всех операций в подсистеме аптеки и фиксирует текущие остатки.

Инвентаризация остатков лекарственных средств

В подсистеме аптеки предусмотрены специальные функции для автоматизации и упрощения инвентаризации лекарственных средств.

Имеется печатная форма в соответствии со стандартом, печать которой вызывается кнопкой "Инвентаризационная ведомость" на вкладке Остатки.

Инвентаризационная ведомость


Предусмотрена возможность блокировки системы на время проведения инвентаризации. Право на блокировку имеют пользователи из групп: "Администраторы", "Руководители". Блокировка может быть включена либо по кнопке "Заблокировать БД" на вкладке "Остатки", а также запрос на блокировку возникает после печати инв. ведомости. Блокировка возможно только в случае, если с системой в данный момент не работает ни один пользователь (иначе выводится список работающих пользователей с указанием имени и адрес компьютера, на котором запущена программа). На случай, если пользователь некорректно завершил программу и в БД осталась информация о том, что он якобы работает с аптекой предусмотрена кнопка "Очистить список работающих пользователей" (Видна только администраторам)

Корректирующие приходы и списания

Реализован функционал корректировки остатков. Корректировку можно провести только, когда система заблокирована и только для того склада, в котором пользователь является МОЛом. Для этого вносятся в систему фактические остатки и автоматически формируются корректирующие списания и приходы. Тип оплаты для корректирующих списаний и приходов берется согласно информации из изначального прихода данного препарата.

Интеграция с федеральным порталом мониторинга цен


Мониторинг лекарственных средств, включая контроль ассортимента и цен на лекарства, входящие в перечень жизненно важных (ЖНВЛС) представляет собой государственную функцию, исполняемую Росздравнадзором с целью оперативного и своевременного выявления изменений, происходящих в сфере ценообразования на данную категорию лекарственных средств, а также их ассортиментной доступности. Мониторингу подлежат лекарственные средства, включенные в Перечень лекарственных средств, утверждаемый соответствующими приказами Минздрава России. Мониторинг ассортимента и цен на ЖНВЛС проводится Росздравнадзором и ТУ Росздравнадзора по субъектам РФ в стационарных ЛПУ и аптечных учреждениях (организациях) РФ.

Данная работа регламентируется приказом Минздравсоцразвития РФ от 27 мая 2009 г. №277н «Об организации и осуществлении мониторинга цен и ассортимента лекарственных средств в стационарных лечебно-профилактических и аптечных учреждениях (организациях) Российской Федерации».

Список ЛС, подлежащих мониторингу, доводится до сведения Управлений Росздравнадзора по субъектам Российской Федерации и, в случае двухмесячного отсутствия определенного лекарственного средства, включенного в мониторинг, в стационарных лечебно-профилактических и аптечных учреждениях (организациях) субъектов Российской Федерации, подлежит корректировке в конкретном субъекте Российской Федерации. Общее число стационарных лечебно-профилактических учреждений (организаций), включенных в число участвующих в мониторинге, должно составлять не менее 15% от их числа, расположенных в субъекте Российской Федерации.

В это число включаются все республиканские, краевые, областные и окружные больницы (специализированные и многопрофильные); городские больницы, расположенные в городах с численностью населения более 250 тысяч человек (не менее 4 больниц); муниципальные больницы (не менее 5 больниц); центральные районные больницы (не менее 3 больниц). Кроме того, в состав учреждений, подлежащих мониторингу, должны быть включены все стационарные лечебно-профилактические учреждения (организации) федерального подчинения.

Согласно приказа №277, управления Росздравнадзора по субъектам Российской Федерации ежемесячно, по состоянию на 15 число месяца, организуют сбор информации о наличии лекарственных средств, включенных в Список, и их ценах от лечебно-профилактических учреждений (организаций) и аптечных учреждений (организаций) (аптеки, аптечные пункты, аптечные киоски), расположенных на территории субъекта Российской Федерации и включенных в мониторинг. Затем, также ежемесячно, в срок не позднее 5 числа месяца, следующего за отчетным периодом, эти данные представляют в Росздравнадзор в электронном виде и на бумажном носителе.

Запуск функции импорта информации на портал мониторинга цен

Запуск функции импорта информации на портал мониторинга цен


Выгрузка данных на портал
Выгрузка данных на портал

Данные в электронном виде нужно занести на портал мониторинга цен. Для исключения ручного ввода данных мониторинга, автоматизации этой работы и выполнения требований приказа в подсистему «Аптеки» добавлена возможность выгрузить реестр имеющихся лекарственных средств из списка ЖНВЛС в файл специального формата, который затем импортируется на соответствующий федеральный портал.

Работа с экстемпоральными лекарственными средствами

В подсистеме аптеки предусмотрена возможность работы с экстемпоральными лекарственными средствами (далее ЭФ). В рамках этой возможности реализован следующий функционал:

  • Редактор прописей – позволяет создавать прописи, в которых описан состав и технология изготовления различных ЭФ.
  • Автоматическое формирование списка ЭФ, которые необходимо изготовить в соответствии с требованиями от отделений.
  • Автоматическое оформление расхода со склада нужных для изготовления ЭФ компонентов с возможностью поиска аналогов компонентов и контролем того, что расходуемые позиции были проанализированы при приходе.

Редактор прописей для учета экстемпоральных лекарственных средств

  • Оформление прихода на склад изготовленных ЭФ.
  • Учет испорченных доз ЭФ.
  • Просмотр истории изготовления ЭФ.

Кроме этого, в системе предусмотрено формирование необходимой отчетности по экстемпоральным лекарственным средствам.

Работа с электронными листами назначений

Процесс назначения ЛС и их выполнения назначений в КМИС осуществляется с помощью приложений "Лист назначений" и "Журнал лечебных назначений". Эти модули непосредственно связаны с модулем Аптека: они используют сведения о доступных и назначенных лекарственных средствах на складах ЛПУ.

Лист назначений лекарственных препаратов сходен с бумажной историей болезни, где в колонке слева назначаются препараты, а справа имеется календарь на ближайший месяц с выделенными воскресными днями, куда автоматически вносятся врачебные отметки в зависимости от схемы назначения, а в последующем процедурная сестра ставит отметки о выполнении назначений.

Рабочая область листа назначений состоит из следующих элементов:

  • Возможность добавления нового назначения
  • Возможность добавления назначений из заранее созданных шаблонов назначений (справочник шаблонов назначений)
  • Календарь назначений, отражающий дни назначений
  • Информация о назначениях, препарат, дозировка, кратность, способ введения, количество выполненных назначений
  • Дни, отмеченные для назначения

Работа с электронным листом назначений КМИС
Работа с электронным листом назначений КМИС


Для добавления нового назначения, достаточно выбрать препарат, находящийся на складе выбранного отделения, либо, препарат, отсутствующий на складе, либо препарат пациента, указать объемную дозу препарата, выбрать курс лечения, либо разовое назначение, в случае выбора курса назначения, указать продолжительность курса лечения, дни приема или интервал приема, дату назначения и метод введения, после чего, нажать «Ок».

Интервал приема подразумевает периодичность приема лекарственного средства, например – раз в 3 дня, или раз месяц.

В случае выбора препарата, отсутствующего на складе, выбор производится из БД РЛС, однако стоит отметить, что при таком способе выбора, автоматически будет создано требование на данный препарат.

При выборе препарата пациента, расход, при выполнении назначения, со склада производиться не будет.

Для наиболее частых назначений, возможно, использовать шаблоны назначений, где все введенные параметры вносятся автоматически (используется справочник шаблонов листов назначений аптеки).

Предлагается 2 вида шаблонов листа назначений для печати, отличающихся выводимыми на печать полями.

Если выбрано разовое назначение, то препарат автоматически будет списан по указанной накладной со склада отделения, и в календаре назначений будет сохранено, как выполненное.

Более подробные сведения о работе с листом назначений содержатся здесь.

Журнал лечебных назначений

Программное обеспечение "Журнал лечебных назначений" предназначено для автоматизации работы среднего медперсонала. В его задачи входит: консолидация всех врачебных назначений в одном месте, распределение назначений по исполнителям и видам, удобное и быстрое внесение отметок о выполнении. Это программное обеспечение специально разработано для использования постовыми и процедурными медицинскими сестрами - оно облегчает получение информации о врачебных назначениях в указанном отделении, а также позволяет быстро внести необходимые данные в систему.

Работа с календарем назначений КМИС

Работа с журналом лечебных назначений КМИС

В журнале отображаются как все назначения, выполненных лечащими врачами в "листах назначений", так и отдельно - медикаментозная терапия, назначения в кабинеты ЛФК, массажа и т.д. По всем выполненным назначения препараты автоматически будут списаны по указанным накладным со склада отделения с учетом по каждому пациенту.

Формирование отчетности

В подсистему аптеки встроен мощный и гибкий модуль формирования отчетности. Данный модуль постоянно пополняется в соответствии с потребностями наших заказчиков. В настоящее время в него встроены следующие отчеты:

  • Список материальных ценностей, находящихся на учете в ЛПУ (по препаратам или группе)
  • Накладные прихода
  • Накладные расхода
  • Историй движений ЛС
  • Отчет по расходу ЛС
  • Инвентаризационная ведомость
  • Отчет о расходе ЛС по пациентам
  • Отчет о распределении ЛС
  • Оборотная ведомость
  • Сокращенная оборотная ведомость
  • Суммарный итоговый отчет по формам выпуска
  • Акт на списание
  • Ведомость получения медикаментов
  • Ведомость расхода медикаментов
  • Ведомость расхода медикаментов и ПМН
  • Отчет по предметно-количественному учету
  • Перемещение в отделение
  • Печать стеллажной карты
  • Расход на пациентов
  • Причины расходов лс в отделении
  • Ведомость перемещения в отделение (по накладным)
  • Остатки по сроку годности
  • Отчет по назначенным ЛС
  • Регистрация поступивших накладных
  • Общий расход по отделениям
  • Расход по отделениям и группам
  • Ведомость протаксированных требований
  • Ведомость протаксированных требований (ЭФ)
  • Перечень израсходованных медикаментов
  • Сводка наличия по группам
  • Движение номенклатуры
  • Товар, поступивший от поставщика
  • Счета, поступившие от поставщика
  • Закупка номенклатуры
  • Закупки за период


Образцы печатных форм отчетов подсистемы аптеки доступы в каталоге статистических отчетов КМИС, который можно скачать по ссылке ниже:





Работа с модулем формирования отчетности в подсистеме аптеки

Любой сформированный программой отчет может быть просмотрен на экране, распечатан или экспортировать в документы формата PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, TIFF, Open Office (текстовый или электронная таблица).